Οι Παρασκευές (το 2023) σημαίνει ότι ήρθε η ώρα για άλλη μια ανοδική λίστα CPO. Κάθε λίστα θα περιλαμβάνει μια ποικιλία από συμβουλές προμηθειών, τάσεις, πληροφορίες, έρευνες, λίστες, στρατηγικές ή/και συστάσεις που έχουν σχεδιαστεί για να βοηθήσουν τις ομάδες προμηθειών να βελτιώσουν τις λειτουργίες τους. Θα συμπεριλάβουμε επίσης ένα συνοπτικό γραφικό για να το μοιραστείτε με την ομάδα σας.
Με την τεράστια αύξηση της δραστηριότητας απάτης κατά τη διάρκεια της πανδημίας, η πρόληψη της απάτης στις προμήθειες είναι κάτι που πρέπει να αποτελεί μέρος του στρατηγικού σχεδίου κάθε Chief Procurement Officer. Η εξάλειψη της απάτης στις προμήθειες περιλαμβάνει την εφαρμογή ενός συνδυασμού προληπτικών μέτρων και συνεχούς παρακολούθησης για τον εντοπισμό και την αντιμετώπιση οποιασδήποτε δόλιας δραστηριότητας. Ακολουθούν μερικές ιδέες για το τι μπορείτε να κάνετε για να το ελαχιστοποιήσετε.
Πέντε βήματα για να μειώσετε την απάτη στις προμήθειες
- Ανάπτυξη και εφαρμογή ισχυρών πολιτικών και διαδικασιών προμηθειών. Η θέσπιση σαφών πολιτικών και διαδικασιών που περιγράφουν τη διαδικασία για την αγορά αγαθών και υπηρεσιών μπορεί να συμβάλει στη μείωση του κινδύνου απάτης. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει τον καθορισμό ορίων στο ποσό που μπορεί να δαπανηθεί χωρίς προηγούμενη έγκριση, τη δημιουργία συστήματος για την επαλήθευση της νομιμότητας των πωλητών και την απαίτηση τεκμηρίωσης για την υποστήριξη της αγοράς αγαθών ή υπηρεσιών.
- Εφαρμογή ελέγχων για την πρόληψη της απάτης. Υπάρχουν διάφοροι έλεγχοι που μπορούν να τεθούν σε εφαρμογή για να βοηθήσουν στην αποφυγή απάτης στις προμήθειες, συμπεριλαμβανομένου του διαχωρισμού καθηκόντων, της διπλής εξουσιοδότησης και των ανεξάρτητων αναθεωρήσεων. Για παράδειγμα, ο διαχωρισμός των ρόλων αγοράς και πληρωμής μπορεί να βοηθήσει στην αποτροπή ενός ατόμου από το να ζητήσει και να εγκρίνει πληρωμές σε έναν δόλιο πωλητή.
- Εκπαίδευση των εργαζομένων σχετικά με τους κινδύνους απάτης στις προμήθειες. Η εκπαίδευση των εργαζομένων σχετικά με τους κινδύνους απάτης στις προμήθειες και πώς να την αναγνωρίζουν και να την αναφέρουν μπορεί να βοηθήσει στην αποφυγή της δόλιας δραστηριότητας. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει την παροχή εκπαίδευσης σχετικά με τα σημάδια απάτης, όπως ξαφνικές αλλαγές στη συμπεριφορά του προμηθευτή ή την υποβολή ψευδών τιμολογίων.
- Παρακολούθηση της δραστηριότητας προμηθειών. Η συνεχής παρακολούθηση της δραστηριότητας των προμηθειών μπορεί να βοηθήσει στον εντοπισμό οποιασδήποτε δόλιας δραστηριότητας που μπορεί να συμβεί. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει τον τακτικό έλεγχο των αρχείων και των τιμολογίων αγορών και τη διενέργεια ελέγχων για την επαλήθευση της νομιμότητας των πωλητών και των αγαθών ή των υπηρεσιών που αγοράζονται.
- Διερευνήστε και αντιμετωπίστε τυχόν περιπτώσεις απάτης. Εάν εντοπιστεί απάτη στις προμήθειες, είναι σημαντικό να λάβετε γρήγορα μέτρα για τη διερεύνηση και την αντιμετώπιση του ζητήματος. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει συνεργασία με τις αρχές επιβολής του νόμου ή άλλες αρχές, καθώς και τη λήψη πειθαρχικών μέτρων κατά οποιωνδήποτε ατόμων που εμπλέκονται στην απάτη.
ΣΧΕΤΙΚΗ ΕΡΕΥΝΑ
Κάλυψη απάτης προμηθειών από την CPO Rising
Σσσςςςςςςς! – (Κόλπα) Για να πιάσετε έναν απατεώνα
Πρόληψη απάτης σε προμήθειες – The Expert (Μέρος 1)
Πρόληψη απάτης σε προμήθειες – The Expert (Μέρος 2)
Πρόληψη απάτης (1) – Αποφυγή των κακών μήλων
Πρόληψη απάτης (2) – Στρατηγικές CPO
(Προμήθεια) Πρόληψη απάτης (3) – Γιατί είναι σημαντικό
Πρόληψη απάτης στις προμήθειες – Δύο ακόμη στρατηγικές
Με ετικέτα: Chief Procurement Officer, Compliance, CPO, CPO Rising Liste, Finance, Procurement Fraud
