Όπως είπε ο Άγγλος ποιητής Alexander Pope: «η τάξη είναι ο πρώτος νόμος του ουρανού», που σημαίνει ότι η οργάνωση είναι θεμελιώδης για την προώθηση της αρμονίας και της επιτυχίας. Το ίδιο μπορεί να ειπωθεί και για τη διαχείριση email, ως σωστά διαχειριζόμενο inbox αυξάνει την παραγωγικότητα και φέρνει ηρεμία στην καθημερινότητά σας.
Για παράδειγμα, τα ακατάστατα εισερχόμενα διαδραματίζουν σημαντικό ρόλο στη διατήρηση πιο βελτιστοποιημένων επιχειρηματικών διαδικασιών. Καθώς δεν θα χρειάζεται να συνεχίζετε να ταξινομείτε τα email κάθε μέρα, μπορείτε αμέσως παρακολουθήστε σημαντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και κερδίστε χρόνο που μπορείτε να αφιερώσετε σε άλλες εργασίες.
Ευτυχώς για εσάς, η αποτελεσματική διαχείριση email μπορεί να επιτευχθεί με λίγα μόνο βήματα. Αφιερώνοντας μια συγκεκριμένη ώρα για να ελέγξετε τα εισερχόμενά σας, αποφασίζοντας ποια μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα απαντήσετε πρώτα και προσθέτοντας ετικέτες στα μηνύματα, είστε ήδη πιο κοντά σε οργανωμένο inbox και πρόγραμμα.
Ελέγξτε τα Εισερχόμενά σας σε έναν ειδικό χρόνο
Είναι δελεαστικό να ελέγχετε ένα email τη στιγμή που προσγειώνεται στα εισερχόμενά σας. Ωστόσο, κινδυνεύετε να αποκλίνετε εκτός πορείας, καθώς σου αποσπά την προσοχή από αυτό που κάνετε αυτή τη στιγμή.
Αντί να ελέγχετε τα εισερχόμενά σας σε μικρά κομμάτια, σκεφτείτε να ορίσετε έναν ειδικό χρόνο για μαζική ανάγνωση των email. Είναι καλό να το κάνεις περισσότερες από μία φορές την ημέρα, αλλά είναι σημαντικό να κρατάτε ένα όριο για το πόσες φορές ανοίγετε το email σας και πόσο χρόνο θα πρέπει να αφιερώσετε για να ελέγξετε κάθε μήνυμα. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να εγγυηθείτε μια καλύτερα προγραμματισμένη εργάσιμη ημέρα για τον εαυτό σας.
Μην ανοίγετε κάθε email
Είναι πιο εύκολο να το λες παρά να το κάνεις, αλλά δεν χρειάζεται να ανοίγει κάθε email. Για παράδειγμα, μπορείτε εύκολα να απορρίψετε τυχόν διαφημιστικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από έναν ελεύθερο επαγγελματία έμπορο, εάν έχετε ήδη μια ισχυρή ομάδα μάρκετινγκ. Τα ενημερωτικά δελτία μπορούν επίσης να διαγραφούν αμέσως, ειδικά εάν το θέμα δεν σας ενδιαφέρει.
Επιπλέον, προσπαθήστε ανοίξτε μόνο μία φορά τα email και αναλάβετε δράση αμέσως. Αυτή η πρακτική, γνωστή ως μέθοδος «άγγιξε μια φορά», διασφαλίζει ότι δεν θα χάνετε χρόνο διαβάζοντας τα ίδια email δύο, τρεις ή περισσότερες φορές.
Καταργήστε την εγγραφή σας από τα Newsletters
Τα ενημερωτικά δελτία θα συνεχίσουν να έρχονται παρά το γεγονός ότι τα τοποθετούν συνεχώς στον φάκελο απορριμμάτων και Τα εισερχόμενά σας μπορεί γρήγορα να γεμίσουν αν έχετε τόνους συνδρομών.
Τούτου λεχθέντος, η εξαίρεση είναι τόσο εύκολη όσο η πίτα με την επιλογή απεγγραφής. Αν και είναι χρονοβόρο, το μόνο που χρειάζεται είναι να κάνετε κλικ σε ένα κουμπί ή να γράψετε ένα email κατάργησης εγγραφής ξεφορτωθείτε οριστικά τα ενημερωτικά δελτία αφού κουράστηκε να τα διαγράφει συνέχεια.
Δωρεάν δοκιμή 14 ημερών του SaneBox
Πάρτε το SaneBox για μια δοκιμαστική λειτουργία με τη δωρεάν δοκιμή 14 ημερών και πάρτε μια γεύση του τι έχει να προσφέρει. Δεν χρειάζεται καν να κοινοποιήσετε τα στοιχεία πληρωμής σας για να δημιουργήσετε έναν λογαριασμό.
Είναι ακόμη δυνατό να διαγραφείτε από τα ενημερωτικά δελτία μαζικά. Οι περισσότερες υπηρεσίες email είτε προσφέρουν αυτήν τη δυνατότητα από την αρχή είτε απαιτούν ένα πρόσθετο, το οποίο βοηθά στην επιτάχυνση της διαδικασίας εξαίρεσης. Για παράδειγμα, οι χρήστες του Gmail μπορούν να εγκαταστήσουν την προσθήκη Gmail Unsubscribe για να μπορούν ακυρώστε πολλές συνδρομές ενημερωτικών δελτίων με μία κίνηση.
Ρύθμιση αυτοματοποιημένων απαντήσεων
Η αποστολή του προγράμματος-πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που προτιμάτε να στέλνει αυτοματοποιημένες απαντήσεις μέσω email είναι ένας σίγουρος τρόπος για να διατηρήσετε συνδέσεις με πελάτες, πελάτες και συνεργάτες. Μπορείτε απλά να συνθέσετε και προγραμματίστε ένα γενικό μήνυμα εκτός γραφείου για αποστολή στις επαφές σας όταν λείπετε. Αποφεύγετε να χρειάζεται να γράφετε ξεχωριστά email κατά τη διάρκεια της άδειας σας και κρατάτε τους πάντες ενήμερους ταυτόχρονα.
Μια αυτοματοποιημένη απάντηση με τις ώρες γραφείου και τον αριθμό τηλεφώνου σας είναι επίσης χρήσιμη. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να είστε σίγουροι ότι οι άνθρωποι ξέρουν πότε μπορούν να περιμένουν να ακούσουν πίσω από εσάς ή πώς να επικοινωνήσετε με την εταιρεία σε περίπτωση επείγοντος θέματος.
Δημιουργήστε φακέλους, ετικέτες και φίλτρα
Τα περισσότερα προγράμματα-πελάτες email διαθέτουν την επιλογή δημιουργίας φακέλων και προσθήκης ετικετών που αξίζει να αξιοποιήσετε. Εκτός από την προσφορά α γρήγορος τρόπος για να εντοπίσετε συγκεκριμένα μηνύματαη χρήση αυτών των δυνατοτήτων μπορεί να οδηγήσει σε αισθητικά ευχάριστα εισερχόμενα με ετικέτες με χρωματική κωδικοποίηση και μοναδικά ονόματα φακέλων.
Για παράδειγμα, τα ονόματα φακέλων όπως «Νέο», «Σε εξέλιξη» και «Ζωντανά» μπορεί να είναι ιδιαίτερα χρήσιμα σε έναν ειδικό μάρκετινγκ που χειρίζεται πολλά έργα προώθησης. Υπογραμμίζει ποια πρέπει να δουλέψουν ακόμα, ώστε να μπορούν να κάνουν γρήγορα τις απαραίτητες επακόλουθες ενέργειες. Εάν ο ειδικός χρειάζεται περισσότερη σαφήνεια σχετικά με τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που χρειάζονται επείγουσα προσοχή, είναι εύκολο δημιουργήστε ετικέτες με χρωματική κωδικοποίηση με κόκκινο για νέο, πορτοκαλί για συνεχιζόμενη και πράσινο για ζωντανό.
Αλλά για τυχόν ανεπιθύμητα μηνύματα, είναι καλύτερο να δημιουργήσετε ένα φίλτρο που τα τοποθετεί κατευθείαν στο φάκελο ανεπιθύμητης αλληλογραφίας ή στον κάδο απορριμμάτων. Το διασφαλίζει τα κακόβουλα email εξαλείφονται προτού μπορέσουν να αναπτύξουν κακόβουλο λογισμικό στα συστήματά σας.
Χρησιμοποιήστε λογισμικό οργάνωσης email
Η διαδικασία ταξινόμησης μηνυμάτων γίνεται αμέσως πιο ομαλή με μια πλατφόρμα οργάνωσης email. Πρώτα απ ‘όλα, μπορεί να προγραμματιστεί σε παραδώστε email στα εισερχόμενά σας σε συγκεκριμένη ώρα που ταιριάζει στο πρόγραμμά σας.
Επιπλέον, οι χρήστες επωφελούνται από αυξημένα μέτρα κυβερνοασφάλειας δεδομένου ότι το λογισμικό οργάνωσης email συνήθως εφαρμόζει κρυπτογράφηση από άκρο σε άκρο για την προστασία ευαίσθητων πληροφοριών. Πολλές πλατφόρμες διαθέτουν επίσης αυτοματοποιημένα εργαλεία φιλτραρίσματος ανεπιθύμητων μηνυμάτων για να κρατούν μακριά τους πιθανούς επιβλαβείς συνδέσμους και συνημμένα.
Με εργαλεία οργάνωσης email όπως το SaneBox, είναι επίσης δυνατό προωθεί αυτόματα τα email σε καθορισμένους φακέλους. Για παράδειγμα, το λογισμικό μπορεί να τοποθετήσει μη επείγοντα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε έναν φάκελο «Ανάγνωση αργότερα» ή ανεπιθύμητα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον φάκελο ανεπιθύμητων μηνυμάτων. Το καλύτερο μέρος είναι ότι είναι δυνατό να δοκιμάσετε το SaneBox δωρεάν για 14 ημέρες.
ΤαμπλόΕκπαιδεύσιμοι φάκελοιΗλεκτρικά εργαλεία
Η εφαρμογή βέλτιστων πρακτικών διαχείρισης email φέρνει πολύ περισσότερα στο τραπέζι από ένα οργανωμένο φάκελο εισερχομένων. Αποκτάς ψυχική ηρεμία γνωρίζοντας ότι μπορείτε εύκολα να βρείτε αυτό που χρειάζεστε όταν το χρειάζεστε και να εξοικονομήσετε χρόνο σε απλές εργασίες. Απαλλαγείτε από τα περιττά email, όπως ενημερωτικά δελτία, καθώς και την επισήμανση και τη χρωματική κωδικοποίηση των μηνυμάτων σας, γίνεστε επίσης πολύ πιο παραγωγικοί σε χρόνο μηδέν.
