Σήμερα, κοιτάμε πίσω σε ένα «Εμπειρογνώμονες προμηθειών σχετικά με την αύξηση του CPO» απόσπασμα σειράς από ένα επεισόδιο του Procurement Rising Podcast με τον Jim Polak, πρώην Διευθυντή Γενικών Αγορών στην PPG Industries (κάντε κλικ για να ακούσετε στην πλήρη συνέντευξη). Σημειώστε ότι αυτό το απόσπασμα έχει υποστεί επεξεργασία για αναγνωσιμότητα.
Μάθετε πώς η Polak καθιέρωσε μια διαδικασία ανάλυσης δαπανών και διαχείρισης εμπορευμάτων στην PPG.
Andrew Bartolini: Όταν αναλάβατε τον ρόλο της προμήθειας, αντιμετωπίσατε μια αρκετά μεγάλη πίεση, ειδικά στον τομέα της ανάλυσης δαπανών. Ήταν κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου που ξεκινούσατε να μεταμορφώνετε τον οργανισμό. Αντιμέτωποι με αρκετά σημαντικές αντιρρήσεις από ισχυρούς εταιρικούς μετόχους, ποιες στρατηγικές χρησιμοποιήσατε; Και πώς δεσμεύσατε αυτή την ομάδα για να τους κερδίσετε τελικά;
Τζιμ Πολ
Jim Pole: Πραγματικά δεν ήταν εύκολο να ξεκινήσω. Αρκετές από τις επιχειρήσεις μας ήταν αντίθετες να δοθούν στην προμήθεια τα χρήματα που θεωρούσα ότι χρειαζόμασταν για να αρχίσουμε να κάνουμε πράγματα όπως ανάλυση δαπανών, δημοπρασίες και παρόμοια. Αλλά καθώς άρχισα να συναντιέμαι μαζί τους, ένα πράγμα που επέστρεφε ήταν η ιδέα να αγοράσω ένα βιβλίο. Όταν θέλετε να αγοράσετε ένα βιβλίο, πηγαίνετε στο Amazon, κάνετε κλικ στο βιβλίο που θέλετε, μετά τακτοποιήστε και λάβετε το βιβλίο σας μέσα σε λίγες μέρες. Αλλά ρώτησα, τι γίνεται αν χρειάζεστε κάτι στο PPG; Αρχικά, πρέπει να υπολογίσετε σε ποιο περιφερειακό κέντρο πρέπει να πάτε. Στη συνέχεια, πρέπει να βρείτε πού βρίσκεται η φόρμα παραγγελίας και να τη συμπληρώσετε. Ακολούθησε η δρομολόγηση του στην αγορά και ένας πράκτορας αγορών, ο οποίος στη συνέχεια το παίρνει και επικοινωνεί με τον προμηθευτή για να πάρει πιθανώς μια τιμή. Και μετά, ίσως σε μερικές εβδομάδες, θα λάβετε το προϊόν σας.
Για μένα, ήταν τρέλα που το κάνουμε αυτό σε όλη τη χώρα. Θα μπορούσα να δω τις οικονομίες που θα μπορούσαμε να επιτύχουμε αν απλώς απλοποιούσαμε το όλο θέμα αντί να έχουμε ανθρώπους σε όλη τη χώρα να αγοράζουν το ίδιο πράγμα με διαφορετικούς τρόπους. Αυτό ήταν φρούτο με χαμηλά επίπεδα. Αν και για να πάρουμε αυτό το χαμηλό φρούτο, έπρεπε να πείσουμε ορισμένους ανθρώπους ότι οι ευκαιρίες ήταν εκεί. Για μένα, το επόμενο βήμα ήταν να καταλάβω πού είναι η δαπάνη και να αρχίσω να αλλάζω τον τρόπο με τον οποίο αγοράζουμε αυτά τα πράγματα. Κάνοντάς το αυτό, εξήγησα πόσο έκπληκτοι θα ήταν με τις οικονομίες που ήταν εφικτές. Ομολογώ ότι οι ίδιες οι επιχειρήσεις ήταν δύσπιστες. Δεν μας έβλεπαν ως λειτουργία που είχε σημασία. Απλά πήγαινε να κάνεις το πράγμα σου. Χρειάστηκαν πολλές συναντήσεις μαζί τους και μάρκετινγκ και πωλήσεις αυτού που προσπαθούσαμε να κάνουμε για να τους πείσουμε να μας δώσουν τουλάχιστον την ευκαιρία να αλλάξουμε.
AB: Αυτό που είδαμε τα επόμενα 20 και πλέον χρόνια που άρχισαν πραγματικά να αλλάζουν πριν από περίπου πέντε χρόνια είναι η διχοτόμηση μεταξύ του τρόπου με τον οποίο οι άνθρωποι έψαχναν, αγόραζαν και πλήρωναν για πράγματα στο σπίτι ήταν δραματικά διαφορετικός όταν ήρθαν στη δουλειά. Αυτό το εντελώς διαφορετικό επιτέλους ξεκίνησε. Και έχετε ένα νέο κύμα εργαζομένων που έρχονται οι οποίοι αποδέχονται πολύ περισσότερο τις νέες τεχνολογίες και βλέπουν την τεχνολογία ως βασικό στοιχείο για να μπορούν να κάνουν τη δουλειά τους. Αλλά τότε δεν ήταν έτσι. Γνωρίζω από τη δική μου εμπειρία σε ομάδες προμήθειας και προμηθειών που επρόκειτο να είναι οι δικαιούχοι του αυτοματισμού, υπήρχε δισταγμός και φόβος αλλαγής και μετατόπισης.
Πώς επικοινωνήσατε και συνεργαστήκατε με την εσωτερική σας ομάδα καθώς περνάτε από αυτήν την πολύ ευρεία αλλαγή στον τρόπο που γίνονταν τα πράγματα;
JP: Πήρε λίγο χρόνο για να είμαι ειλικρινής γιατί είχαν συνηθίσει να έρχεται κάποιος στο ρόλο μου κάθε τρία με πέντε χρόνια. Μερικοί νόμιζαν ότι απλώς θα με περίμεναν έξω. Αυτό που προέκυψε ήταν να βγείτε πρώτα σε κάθε περιοχή και να εξηγήσετε ότι θα αλλάξουμε, ορίστε πώς θα αλλάξουμε και ορίστε ποιος θα είναι ο ρόλος σας ως μέρος αυτού. Έπρεπε να δημιουργήσω ένα όραμα για το πού κατευθύνονταν και πώς θα άλλαζαν από πράκτορες αγορών σε αγοραστές εμπορευμάτων. Αυτό ίσχυε επίσης για τους διαχειριστές μας και τον τρόπο με τον οποίο θα άλλαζαν από την απλή επεξεργασία χαρτιού σε μέλη της ομάδας εμπορευμάτων και, σε ορισμένες περιπτώσεις, στη συνέχεια, ηγέτες ομάδων εμπορευμάτων. Καθώς συναντηθήκατε με τα δικά σας εσωτερικά άτομα και αρχίσατε να αλλάζετε τους τίτλους τους και τι ήταν υπεύθυνοι, το θέμα ήταν να τους εμπλακείτε στη διαδικασία ανάλυσης των δαπανών. Έκανε τεράστια διαφορά όταν ήταν μέρος αυτών των αρχικών ομάδων προϊόντων και είδαν την επιτυχία που είχαν.
Οι στόχοι που θέσαμε για τις αρχικές ομάδες ήταν εξοικονόμηση 10% σε 90 ημέρες. Κάθε ομάδα που σχηματίστηκε εκείνες τις πρώτες μέρες είπε ότι δεν ήταν δυνατό να επιτευχθεί κάτι τέτοιο σε 90 ημέρες. Οι προσδοκίες τους ήταν 2% σε 90 ημέρες. Και θα έλεγα, όχι, είναι 10%, 90 ημέρες — και το πέτυχαν.
Υπήρχαν άλλα πράγματα εκείνες τις πρώτες μέρες καθώς αναλύαμε τις δαπάνες και προσπαθούσαμε να ταξινομήσουμε τις δαπάνες μας και να τις συγκεντρώσουμε. Είχαμε ορατότητα σε όλες τις δαπάνες. Και οι άνθρωποι πίστευαν ότι τα δεδομένα έπρεπε να είναι τέλεια. Έλεγα συνέχεια, όχι, φτιάξε το όσο καλύτερα μπορείς. Στη συνέχεια, αυτήν την ημερομηνία, θα το στείλετε στους προμηθευτές μας και θα διοργανώσουμε εκδηλώσεις. Κατά τη διάρκεια της πρώτης από αυτές τις εκδηλώσεις, οι προμηθευτές επέστρεφαν σε εμάς και έλεγαν, PPG, τα δεδομένα σας είναι πολύ κακά και πώς μπορούμε να τα βελτιώσουμε; Έτσι, θα χρησιμοποιούσαμε τους προμηθευτές που έκαναν προσφορές για εμπορεύματα εκείνες τις πρώτες μέρες για να μας βοηθήσουν να αναλύσουμε τις δαπάνες μας και να διορθώσουμε τον τρόπο με τον οποίο τις ταξινομούσαμε. Ξεκινώντας, δεν χρειάζεται να έχετε τέλεια δεδομένα και δεν χρειάζεται να ρυθμίσετε τα πάντα από την πρώτη μέρα. Απλώς πάρτε την παράσταση στο δρόμο. Γιατί στο τέλος της ημέρας, είναι η εξοικονόμηση πόρων που πείθουν τις επιχειρήσεις να σας υποστηρίξουν. Δεν είναι πόσες εκδηλώσεις διοργανώνετε ή πόσο τέλεια είναι τα δεδομένα σας – δημιουργεί εξοικονομήσεις.
Με ετικέτα: ! Experts Procurement on CPO Rising, Chief Procurement Officer, CPO, CPO Shop Talk, CPOs on the Rise, Process, Procurement, Procurement Influencer, Spend Analysis, Transformation
